Environnement du poste :

Nous recherchons une personne motivée et polyvalente, tentée par le challenge de travailler au cœur de l’association du personnel de la Région et possédant le sens du service au public. Si vous êtes intéressé, merci de prendre contact avec Monsieur DARNAUD, responsable de l’association GAASPAR, afin d’échanger sur les missions variées de ce poste.

Rattaché administrativement à la Direction des Ressources Humaines, vous êtes mis à disposition de l’association GAASPAR. Sous l’autorité hiérarchique du responsable de service, vous occupez le poste d’agent d’accueil – assistant de communication au sein du pôle accueil, secrétariat, communication et partenariats.

Missions principales :

Implanté dans les locaux de l’association à Lyon, à proximité du siège de la Région à Confluence, le pôle accueil, secrétariat, communication et partenariats est une équipe de 3 agents administratifs coordonnée directement par le responsable de service. Son organisation permet d’assurer la continuité de l’accueil téléphonique et de l’accueil physique en proposant une écoute et un accompagnement de qualité aux adhérents souhaitant entrer en contact avec leur association du personnel. 

Au sein de ce pôle, l’accueil constitue, au même titre que pour les deux autres agents, votre mission principale. En outre, sous l’autorité du responsable de service et en lien avec le Président de l’association et le responsable de la Commission communication, vous êtes personnellement chargé de conduire l’essentiel des actions de communication de l’association GAASPAR.

Activités principales :

En tant qu’agent d’accueil, avec vos deux autres collègues :

- Vous êtes la voix et le sourire de GAASPAR ;

- A ce titre, vous assurez dans un souci de bienveillance et d’écoute l’accueil physique et téléphonique de l’association, donnez un premier niveau d’information et orientez si nécessaire les appels en fonction des demandes sur les autres membres de l’équipe ;

- Vous accompagnez dans leurs démarches tout particulièrement les adhérents peu technophiles ou rencontrant des difficultés de compréhension ;

- Vous enregistrez le courrier à l’arrivée puis le diffusez aux destinataires désignés ou au pôle compétent pour son traitement ;

- Vous assurez l’enregistrement selon une procédure définie des paiements des activités en lien avec l’unité thématiques ;

- Vous remettez les places de spectacles ou carnets de voyages aux adhérents qui viennent à l’accueil pour les récupérer ;

- Vous gérez l’interphone, accueillez les rendez-vous et réceptionnez les commandes.

Plus spécifiquement, en tant qu’assistant de communication :

- Vous participez avec le responsable de service l’association à la définition du plan de communication de l’association et à sa mise en œuvre ;

- Vous assurez le suivi de la mise à jour du site internet de l’association www.gaaspar.com , de l’application mobile associée et de la rubrique dédiée à l’association sur l’intranet Région ;

- Dans une démarche itérative visant à obtenir la validation du responsable de service, du Président de l’association et du responsable de la Commission communication, vous préparez les différents supports d’information et de communication de l’association : le catalogue annuel, la lettre mensuelle d’information (Infos GAASPAR), les affiches, les campagnes de mail, les supports de présentation pour les diverses réunions…   

- Vous animez le réseau des référents et pilotez l’organisation de la Journée annuelle d’information et d’échanges avec les référents ;

- Vous promouvez les temps de rencontre avec les adhérents : Cafés GAASPAR, permanences à Lyon et à Clermont-Ferrand, Fêtes de Noël…

- En lien avec le responsable de service et la Secrétaire de l’association, vous préparez l’Assemblée générale annuelle : rétroplanning avec répartition des rôles, coordination avec les directions supports de la Région (Communication, Moyens généraux), préparation des supports de présentation… 

Activités spécifiques, fonctions transversales (le cas échéant) :

Dans un esprit de solidarité, en cas de pics d’activités sur vos missions spécifiques, vous pouvez être amené à recevoir le renfort ponctuel des collègues du pôle accueil, secrétariat, communication et partenariats ou, à l’inverse, à leur prêter main forte en cas de besoin.

Savoir et savoir-faire :

- Avoir un réel intérêt pour la vie associative et l’action sociale, culturelle et de loisirs,

- Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique,

- Maîtriser les outils bureautiques (suite Office et notamment Powerpoint) et collaboratifs (Teams),

- Connaître des logiciels d’édition (type Indesign) serait un plus,

- Rédiger tout type de document en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire,

- Maîtriser les techniques de prévention et de gestion des conflits,

- Organiser son activité en fonction des priorités et du temps de travail.

Savoir être :

- Aisance relationnelle,

- Sens de l’écoute, de la communication et de la confidentialité,

- Disponibilité, ponctualité, rigueur, polyvalence,

- Capacité à s’adapter à chaque interlocuteur et aux changements de situations,

- Capacité d'organisation et autonomie,

- Être force de proposition tout en acceptant la contradiction,

- Savoir travailler en équipe et en transversalité,

- Résistance au stress lors des pics d’activité ou lors d’un échange avec un adhérent mécontent.

Disposer d’une expérience professionnelle significative sur un poste d’accueil avec des missions en lien avec la communication serait un plus.

Conditions de travail et spécificités liées à l'emploi :

- Rattachement administratif au Directeur des Ressources Humaines

- Rattachement hiérarchique au responsable de de service de GAASPAR

- Poste télétravaillable

Contraintes du poste :

- Respect des horaires d’ouverture de l’accueil

- Organisation au niveau du pôle pour assurer la continuité d’activité

- Disponibilité requise lors des manifestations conviviales pouvant se tenir le week-end

Outils spécifiques mis à disposition de l'agent :

Logiciel de gestion PROWEB (formation lors de la prise de poste)